🏋️‍♂️ Método GTD: Técnica dos 2Min Contra Indecisão

GTD é um livro, um método e uma bíblia para alguns. Significa Getting Things Done e é um livro do David Allen criado na década de 90 que foi traduzido como A Arte de Fazer Acontecer. Eu não leio muitos livros e costumo ler apenas uma vez. Normalmente, não vejo muito valor em reler um livro, mas o Método GTD foi o único que precisei ler três vezes. Neste artigo vou te falar um pouco do método GTD e, depois, te falar da técnica contra indecisão que aprendi.

Eu aprendi a técnica dos 2 minutos na terceira leitura do GTD!

E ela é simples. Simples demais. Ahh, mas não vou falar sobre o livro todo aqui, vou falar sobre a implantação de apenas essa magnífica técnica que me fez deixar de ser um cara indeciso para ser um cara reconhecido por sua agilidade e velocidade na resolução de problemas. Sabe o pau pra toda obra? Pois é, eu não era! Agora eu sou, mas também sei ser o analítico no momento certo. Sabe o que é importante? É saber dosar. Se você, em algum momento,

já quis ser só um pouco diferente para enfrentar um problema atual,

então a técnica dos 2 minutos poderá te trazer tantos benefícios como me trouxe. Deixa eu te explicar onde EU uso a técnica dos 2 minutos na minha vida. Use como inspiração o que você quiser para usar na sua vida também.

• Para limpar uma mancha dum copo de suco que derramou na hora.
• Para não protelar e cair direto na ação nos meus estudos.
• Para falar com quem eu quiser assim que der vontade.
• Para pensar menos, agir mais e colher os frutos.
• Para decidir com mais assertividade o que não quero.
• Para enfrentar situações, normalmente, desconfortáveis.
• Para perceber quantas novas ideias vem quando descarto as ruins.

O Método GTD é Difícil, Admito

Se você quiser resultados incríveis, eu preciso te dizer que não será fácil, então não vou te iludir e dizer que será igual ao TimeLog com SaveMyTime que você aplica já em 24h e vê resultados. Para você usar o método GTD passo a passo você precisará de esforço, vai errar muito e vai ficar muito confuso. Sabe, a implantação do método GTD na minha vida reforçou alguns conceitos que já vemos por aí muitas vezes.

“Vai ficar pior antes de ficar melhor”

A primeira expectativa que temos quando implantamos um sistema é que ele funcionará e vai melhorar tudo, mas no caso do método GTD, vai demorar um pouco até sentir os resultados e, muitas vezes, você poderá acabar tomando a decisão errada. Mas não se preocupe, com o tempo você irá ajustar inconscientemente e passará a ter maior assertividade, velocidade e execução dos seus projetos.

O Que é o Método GTD

Para resumir toda ópera complexa do método GTD, você apenas precisa entender as cinco fases do GTD de forma que possa colocar em funcionamento na sua vida. Essas fases foram criadas para poder dar suporte a uma vida corrida e, levando em conta que o método GTD é da década de 90, algumas fases ficaram mais fáceis de implantar. As fases são Coleta, Processamento, Organização, Revisão e Execução.

Fase 1: Coleta de Tarefas

A fase de coleta vai ter bastante similaridades com a técnica dos 2 min do método GTD. Aqui é onde você terá o maior ganho em sua produtividade mas, principalmente, na sua memória! Você sabia que pode ter perdido o projeto que vai mudar sua vida pelo simples motivo de ter dito “Quando chegar em casa eu lembro”?

Você já disse que iria lembrar e esqueceu?

Se você responder que sim, significa que lembrou de algo que esqueceu e depois lembro (fiquei confuso). Mas e as coisas que você não lembrou? E a consulta com o dentista que fica incomodando para sempre? O que você pode fazer, nesse caso, é simplesmente anotar. O método GTD diz que você precisa de um sistema que possa confiar. A gente vira tipo Cyborg, sabe? Nossa memória vai para outro sistema. Se você nunca usou um sistema assim, recomendo o Google Keep por ser bastante leve.

Funciona assim: pare de tentar lembrar. Anote tudo.

Fase 2: Processamento de Tarefas

É aqui onde a maioria das pessoas vai parar de usar o método GTD. Você é diferente? Acha que consegue? Mesmo, mesmo? Então aceite a Quest01 do Upando Na Vida, lá vou te enviar armas poderosas para te ajudar com todas as esferas e dificuldades que você enfrenta usando técnicas de gamificação para melhorar teu foco e destruir a tua procrastinação (que é um boss fdp, convenhamos).

Mas beleza, por qual motivo as pessoas param aqui?

Porque, quando você começar a coletar tudo, vai passar a deixar de querer lembrar. Se você não tem um sistema de processamento eficaz, então acabará perdendo tudo que anotou (inclusive a consulta com o dentista). O método GTD é bem completo nesse sentido porque ele não te deixa na mão. A solução aqui é colocar ciclos de processamento. Não sabe o que fazer ou como lembrar diariamente? Volta no link lá em cima, em alguns dias na Quest 01 você já saberá.

Beleza, processamento significa abrir sua lista de coleta.

Abriu, agora decide: vale à pena continuar com essa ideia agora? Ela é lixo? Ela será importante no futuro? Minha nossa, minha cabeça ficou muito mais tranquila depois dessa fase do método GTD. Tem tanto projeto que a gente fica remoendo e nunca paramos para analisar que você não tem noção! Putz! Se não valer à pena, ou descarta (lixo) ou coloca em espera (para algum dia) ou arquiva (porque sim).

Beleza, se a tarefa vale à pena continuar, vamos pra próxima etapa.

Fase 3: Organização de Tarefas

Isso fica mais simples hoje com os EspertoPhones.

O método GTD foi feito pensando naqueles arquivos cheios de pastas empoeiradas e tinha um outro princípio: se você quer algum documento do arquivo, ele precisa estar tão organizado que você deve encontrar ele dentro de, no máximo, 1 minuto. Hoje podemos usar Evernote, Trello, Todoist, Drive e mil outros sistemas para pesquisar rapidinho.

O importante, porém, é categorizar adequadamente esse sistema.

Por exemplo, por um tempo eu usei um projeto no Trello chamado “Séries” onde eu colocava todas as séries que estava assistindo e em qual episódio estava. Eu também organizava lista de clientes e projetos (como uma lista de artigos a fazer para o site). Aqui vai da sua própria definição.

E estamos quase fazendo. Tá demorando, né?

Fase 4: Revisão de Tarefas

Não se preocupe, deixa te dar um passo a passo do método GTD.

• Coletar tudo durante o dia.
• Executar imediatamente o que precisar de menos de 2 min.
• Processar tudo ao final do dia (vale pros emails também, Zé!)
• Durante o Processamento, já faz a Organização.
• E pronto.

E cadê a fase 3 e 4, organização e execução?

Da forma como a maioria das pessoas utiliza, isso será o suficiente para gerar incríveis resultados. A fase de revisão de tarefas é, basicamente, unir documentos e materiais que são necessários utilizar na fase de execução. Porém, repito, temos acesso hoje a tudo na nuvem então podemos deixar essa fase mesclada junto com a execução.

Fase 5: Execução de Tarefas

Por fim, eu não vou me meter na sua execução de tarefas.

Não sei se você vai usar o método GTD para atuar no quartel, na feira da cidade ou na milícia do Talibã. Mas seja lá como for usar, uma excelente ideia é utilizar a Técnica Pomodo em conjunto, de forma que possa ter resultados muito superiores com maior foco e disposição do que normalmente teria apenas “executando” cheio de distrações.

Agora vamos pular para o ganho no seu poder de decisão.

Implantando a Técnica dos 2 Minutos

Para implantar a técnica, basta analisar o que passa pela sua mente e se perguntar quanto tempo levará para fazer essa ação. Se for menos de 2 minutos, então você deverá usar o método GTD imediatamente, exceto se tiver uma prioridade emergencial na frente ou que você decida que, na verdade, era uma ideia estúpida e não valerá à pena (cuidado com auto-sabotagem aqui!).

A primeira dificuldade é lembrar de fazer isso!

Minha solução simples para a maior parte das implantações de hábitos e mindset é simplesmente fazer um pequeno desenho (pode ser de caneta) no pulso indicando o que você deseja. Você também pode amarrar uma fitinha no tornozelo, usar um anel novo e qualquer outra coisa diferente que te dê um lembrete corpóreo.

Toda vez que você notar o lembrete, pensará na técnica.

E, conforme os dias passam, você passará a sentir cada vez mais os efeitos da técnica dos 2 minutos do método GTD sendo aplicada na sua vida nas suas diversas esferas. Ela funciona muito bem para tarefas domésticas também!

Efeitos de Curto Prazo da Técnica dos 2 Minutos

Para começar, muito do que fazemos leva menos de 2 minutos, então o primeiro efeito é que você vai reduzir a quantidade de ruídos que passam pela sua cabeça. Sabe, o método GTD compõe um sistema completo de memorização no qual você consegue ter sua memória super expandida usando um princípio simples: sua mente não foi feita para lembrar!

Na técnica dos 2 minutos melhoramos o poder de decisão!

Conforme as várias e várias ideias vão passando pela nossa mente, precisamos decidir e nos comprometer a fazer tudo que levar menos de 2 minutos. Se você decidir que não vai fazer, então você precisa decidir que aquilo, realmente, não vale à pena. Ou seja, se você está numa festa e quer falar com o crush, então não ir até o crush significa que você, realmente, não tá nem aí. Porém, se esse pensamento voltar, você entende que precisa respeitar a regra dos 2 minutos, certo? Então vai lá!

Sigo a regra começando com um palavrão quando é desafiador!

“Pensando bem, eu acho que não quero… ahhh, portaria!”

Sempre que esses pensamentos sabotadores vierem, você começará a identificar. Será que você não vai fazer tal ação por culpa de algum sabotador? Se o pensamento volta, significa que você não se livrou dele e, se não livrou dele, significa que ainda é importante. Se é importante e leva menos de 2 minutos, prepare seu palavrão e vá lá fazer!

Efeitos de Longo Prazo da Técnica dos 2 Minutos

No começo, é horrível usar esse método porque ele faz com que você seja o Senhor(a) da própria vida e tome responsabilidade por tudo. Quando vejo um acidente, por exemplo, na minha frente, eu tenho uma fração de segundo para decidir se devo ou não devo socorrer a pessoa (pode ser assalto/sequestro). Muitas pessoas (e esse pode ser seu caso), simplesmente ficam atordoadas olhando uns para os outros esperando que alguém decida o que fazer.

A Técnica dos 2Min ajuda os indecisos a ter firmeza!

Se deparando com uma situação como essa acima e usando a técnica há muito tempo, você simplesmente decide se vai ajudar ou não e segue sua vida. Sem culpa, sem remorso e sem frescura. Se é pra ajudar, vai com tudo no método GTD. Se é uma ameaça ou se, por qualquer motivo, você decide que não vai, então não fica com peso na consciência.

Outro efeito é que as pessoas vão te ver como alguém de atitude!

Não é que você seja especial, é que simplesmente você se responsabiliza por resolver o que tem que ser resolvido na hora que é preciso. O GTD (Getting Things Done) é exatamente A Arte de Fazer Acontecer. Ou seja, você fará acontecer! E será simples, porque você já treinou (e não foi fácil) por bastante tempo!

Na prática, Como Usar o Método GTD passo a passo?

Para descobrir como usar o método GTD passo a passo, você só precisa firmar um pensamento na cabeça. Isso pode parecer fácil, mas é difícil. Preciso alertar isso de novo para que você se esforce caso tenha gostado dos resultados que eu falei!

Passo 1: instale uma âncora.

Imagine que você está instalando um filtro no seu fluxo padrão de pensamento. Todo seu pensamento precisará ser interceptado por esse filtro. Ou seja, o filtro precisa ser bem encaixado ou o pensamento irá passar fora dele.

Para garantir que a instalação do filtro seja realizada com sucesso, procure algum símbolo físico. O símbolo para usar o método GTD passo a passo não é difícil, mas precisa incomodar. Tudo que é novo incomoda, seja uma tiara, um óculos ou uma manga da camisa apertada. Você escolhe aqui, basta que seja algo que você não use atualmente. Pode até ser o papel de parede do seu celular (muita gente usa isso).

Depois de escolher seu símbolo (âncora), olhe pra ele e fale “toda vez que eu perceber esse símbolo, vou lembrar de aplicar a técnica de 2 minutos”. E repita sempre que lembrar ou incomodar para firmar o método GTD. Pronto. Com o tempo, o filtro encaixa perfeitamente e você poderá parar de usar o novo acessório.

Passo 2: anote seus desrespeitos.

Você precisa de um caderninho. Anote sempre que você tiver certeza que devia ter feito algo mas não fez. No início, é super comum que você perceba que você ignora suas próprias vontades e necessidades numa escala enorme. Então, no início, você terá muitos “desrespeitos” por dia.

Seu objetivo é parar de se desrespeitar dia após dia.

Falo sério quando digo para não se espantar se você, no primeiro dia, perceber que anotou que deveria ter feito 30 ações que não fez. Essas ações dão congruência a quem você é. Sabe aquela voz de “eu devia ter falado umas verdades a fulano!”. Esse tipo de pensamento é super nocivo e, com o tempo, você ou vai deixar de falar porque percebeu que é nocivo ou vai falar quando for necessário e não se arrepender.

Passo 3: anote suas vitórias.

Estamos falando de mudanças, não é? Então o que muda? Anote – em outro caderninho – tudo que você fez nesse dia que não faria antes desse método. Podem ser coisas simples como “lavei meu copo do café” ou “limpei os papéis soltos no carro”. Também podem ser questões complexas e empoderadoras como “tomei a frente num projeto do trabalho!”.

Resumo de Como Usar o Método GTD

• Não é fácil implantar, mas os benefícios de longo prazo são tremendos.
• A implantação é um simples filtro nos seus pensamentos diários.
• Instale um símbolo no seu corpo para lembrar do filtro.
• Anote os desrespeitos e veja-os reduzindo.
• Anote suas vitórias e veja-as crescendo.

A técnica dos 2 minutos é uma interpretação minha do livro A Arte de Fazer Acontecer. Sei que falei pouco aqui das fases de Coleta, Processamento, Organização, Revisão e Execução. Fiz isso porque não acredito que você não vá aprender em um artigo pequeno como este. Meu foco foi te dar uma real mudança que você pode aplicar hoje mesmo na sua vida.

Mas você quer algo mais profundo e aprender o método GTD?

Então, somente se você se sentir pronto, eu te convido para a Quest01 do Upando Na Vida. É lá onde dedico toda minha paixão por desenvolvimento pessoal, gamificação, neurociência e um monte de drama muito massa que vão te ajudar a Upar Na Vida de forma a ter mais felicidade e controle sobre seus resultados.